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中小企业要如何管理——中小企业基础管理实务连载之三
2013-7-12 21:39:48
                          

业务单据-工作的确认依据

 

 

 

——中小企业基础管理连载之三

 

 

 

场景一:

 

 

 

问题:老板娘B太太对业务S先生说:客户C要的产品G订购单,你给了吗?

 

 

 

答案:S先生回答,我请前台R小妹帮我做了,我先问看看?

 

 

 

场景二

 

 

 

问题:老板娘B太太对业务S先生说:客户C要的产品G订购单,你给了吗?

 

 

 

答案:S先生回答,这是我开的订购单,上面有C要的产品,我的经理M小姐也签章复核了,我请前台R小妹帮我传真给客户C也签认了,你先看看这个订购单?

 

 

 

       你是老板,喜欢哪一个场景。

 

 

 

****实业有限公司

 

 

 

   销售订单

 

 

 

订购日期:             客户订单号:           订单编号:

 

 

 

客户名称:

 

 

 

客户地址:                                    电话:      传真:

 

 

 

负责人员:              联络人员:            使用币别:  汇率:

 

 

 

产品编号

 

 

 

品名规格

 

 

 

单位

 

 

 

单价

 

 

 

数量

 

 

 

金额

 

 

 

预定交期

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

总计

 

 

 

 

 

 

交货地址:                                    电话:      传真:

 

 

 

收货人员:              联络人员:           

 

 

 

付款方式

 

 

 

 

 

 

总经理:       买方确认人:        审核人员:        开单业务:

 

 

 

单据的意义:

 

 

 

1.      作业的计划:为即将要做事情的先做个书面的计划

 

 

 

2.      作业的命令:作为使用资源的命令,如销货出货单,生产领料凭单。

 

 

 

3.      作帐的依据:当作业使用或异动公司资源相应的会计数据就该有所异动,会计资料的异动就是依照单据来做会计凭证。

 

 

 

4.      统计的基础:经营者要了解经营状况所需的各项管理报表就是依照作业单据作整理统计而来,供企业主作经营事业分析和改善之用。

 

 

 

单据的种类:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

从客户要求报价开始,就会产生一连串业务信息,同时也需要开立种种的作业单据:

 

 

 

1.      成本估算单:研发人员依据产品所需要的原物料种类和数量做一份清单,并从采购得到最近的原物料价格做一份原物料价格统计表,加上生产所需要的标准人工和制造费用后就是成本估算表。

 

 

 

2.      报价单:业务依照研发给出的成本估算表,加上业务费用如运输,税金等再加上合理利润后作成报价单交给客户。

 

 

 

   客户订单:客户正式下订单后,业务依据订货内容,数量,单价,税金,交货地点,交货日期,交运方式和付款办法等等作一书面交客户签认变成正式合同。

 

 

 

3.      生产计划单:业务确认订单后与生管人员依据订单交期和生产能力做产销协调,依据协调结果作生产计划单。

 

 

 

4.      物料库存清单:当生产计划单确定后,生管部门向仓管或资材部门索取物料库存状况表就是物料库存清单。

 

 

 

5.      请购单:行政或技术部门,因研发或其他等原因对于资材提出申请,可使用请购单,交采购采买。

 

 

 

6.      采购申请:生管或资材人员依据物料库存清单与生产计划单锁定生产计划来核算实际物料缺料数量及所需物料使用时间,开出采购申请交采购采买,一般采购申请须有下列数据

 

 

 

甲、采购底稿数量=需求数量-现有库存数量=需求数量X(1+损耗率) -现有库存数量

 

 

 

乙、入库日期=使用日期和加上检验时程所定日期

 

 

 

丙、特殊规格说明如指定质量标准或是客户有指定特殊供货商。

 

 

 

7.      询价单:采购依照请购单所要求请购数据,向供货商一一作询价以得到物美价廉的原物料或是外协厂商技术和产能支持。

 

 

 

8.      采购单:依据请购单品名规格,数量和特殊需求,加上询价单的单价和付款交货方式,采购作出采购单交复核人员确认后,与供货商或外协厂商订定采购合约。

 

 

 

9.      入库单:供货商依照采购合约向采购方送货到指定待验区(不准直接进仓库上架),送货时开出所有送货清单交由收货方点交,送货单包含:

 

 

 

甲、采购单号

 

 

 

乙、送货品名规格

 

 

 

丙、送货数量

 

 

 

10.  验收单:收货方收货后,依照采购合约所定的检验方式作收货检验,验收结果是通过验收,或质量不合拒收还是基于紧急需求作特采处理,都需要填写验收单作后续作业依据。

 

 

 

11.  入库单:检验单位把质量检验合格的采购原物料交给仓管或资材作为入库和登帐依据。

 

 

 

12.  工单:当计划人员确认生产原物料充足请生产线能有产能可安排生产时,就开出工单交产线执行,这个步骤也是生管作重要的工作。

 

 

 

我看到一般生产一团乱的原因就是生管没负责任把关工单的发放时机,而是一接到业务的客户订单后,不管物料备足否就开出制令工单交给产线。

 

 

 

中国人说的巧妇难为无米之炊没有原物料生产用甚么生产!这种物料不全就开出制令工单的生管人员就是不负责的生管。

 

 

 

13.  生产备料单:当生管开出制令工单给产线时,同时要给仓管资材命令,要求将该制令工单所需物料从库存架上取出安放于待领区并作物料冻结,这样才能确实掌控物料。

 

 

 

14.  /退料单:当产线主管确实开始生产时,派员到仓库领取该工单制令的备料,这就是标准领料作业,有些厂商还特别指定仓管资材人员将生产备料的物料负责送至产线,这样生产人员被强迫不准进入仓库拿物料更是解决库存物料缺失弊端问题最佳方式。

 

 

 

15.  成品入库单:生产产线完成生产后填具成品入库单,一来让仓库入库作帐,更重要让生管了解工单制令已经执行完毕,并通知业务可以销货出货了。

 

 

 

16.  装运单:当业务人员安排销货出货时候,先给仓管资材人员装运单,详列装运品名规格数量,运送方式,目的地等请仓管人员有所依据准备。

 

 

 

17.  销货单:销货交给客户后请客户或是物流运送公司签认,作为请款的依据。

 

 

 

18.  调拨单:因内部管理或财物作帐需要会把仓库分成不同的作账单位,这就是多库别管理,在多库别管理的各仓库间物料库存品异动就是用调拨单来作管理的。

 

 

 

19.  调整单:当库存品的数量或是价值有所改变时候,相关的会计帐务就需要作调整,这时用调整单来异动数据,调整方式有三

 

 

 

甲、调整数量:如不良品要作废弃处理,就直接将报废数量调整掉。

 

 

 

乙、成本调整:当库存品需要作成本调整时候用调整价格来作库存成本管理,举例说铜价在一年间涨了一倍从每吨$3,000元涨到$8,000而仓库有100吨铜锭,虽然在这一年都没有用到铜锭这个原料,但仓库同的价值却从$3,000X100=$300,000变成$8,000X100=$800,000,这多出来的价值$500,000就是用成本调整单来表示。

 

 

 

丙、调整数量和成本:需要时也有个作业单据可应用。

 

 

 

20.  盘点单:盘点库存时候盘点结果表现。

 

 

 

21.  对账单:当结算应付帐款,由主办人员整理出该付给供货商钱的相关数据比对供货商的请款要求时使用。

 

 

 

22.  请款单:当结算应收帐款,由主办人员整理出该向客户要钱相关数据提供给客户作为请求付款时使用。

 

 

 

23.  支付单:对公司财务要求掏钱或付款的一个请求单据。

 

 

 

24.  会计凭证:财务人员依据会计原则或有关法令规定作出相关单据作为财务状况异动凭证。

 

 

 

25.  财务报表:会计部门堆公司经营结果的成绩单损益表(Profit & Loss)和显示财务状况的报表,有资产负债表(Balance Sheet)现金流量表(Cash Flow)

 

 

 

 

 

 

作业单据何时开立:

 

 

 

从前面很清楚明示单据的定义:单据第一目的是作业计划且是书面的计划,所以单据开立是事前就要做好且请有合适的人员审核,这是管理的第一步。

 

 

 

假设每个工作人员的正确率是每百次错一次 (99%),任何作业经过第二人复核后正确率就可以达到99.99%,也就是从每百次犯一次错变成一万次错一次,这就是防错的第一步。

 

 

 

我看到有好多老板或是主管却是要求员工作完事情再填单据备案,问其目的却是说减少错误,究其详曰:本来开领料单要领100个原料,但仓库却只有90个所以先领90个,还要改领料单,每张单据我都要签名二次,所以要手下先去领料得到正确的数量后填写正确的数量再让主管签名,这样少了很多工作。

 

 

 

看官可以得知这种管理水平,问题是生管或是资材根本无法掌控库存数量,不思改进,却改成事后开单据的蠢事。

 

 

 

 

 

 

作业单据的管控流程:

 

 

 

所谓的单据的管控简单的说是谁来开单,谁来审核,谁来执行,最后交给谁保管分述如下

 

 

 

1.                谁来开单:当然是主办人员开,如装运单由负责业务来开,备料单由生管来开等等。

 

 

 

2.                谁来审核:审核可以分二种因素,防错或是防弊的不同就会造成审核的方式不同。

 

 

 

甲、防错就是防止错误把正确率从99%提升到99.99%就是防错,所以应该是开单人的资深同事来审核就可以达到目的。

 

 

 

乙、防弊就是防弊端,尤其是有关钱财部份,那就要多单位互相牵制机核,询价单要由稽核单位复审后送财务单位核备就是基于此原则。

 

 

 

3.                谁来执行:企业内部工作是不同单位协力执行,请购单就由生管部门开立交由采购部门执行,销货单就由业务部门依据成品仓装运单开立后交运输货物流单位执行,同心协力来完成。

 

 

 

4.                谁来保管:单据最重要功能就是凭证依据,也就是所有财物会计作帐时作为凭证,如领料单就需要开为从库存品变为在制品的会计凭证,附上此领料单后会计凭证才可以确信,所以一切的单据最后都汇流到财务部门。

 

 

 

 

 

 

看官一定会挑战,那请购单也需要交给财物吗?由请购单加上询价单变成采购单,采购收或入库后供货商要请款,采购人员不是要将请购单,采购单,加上对应的送货单,验收单和入库单整理成请款资料,这样才是一整套的勾稽流程,不只防弊并且条理清爽,财务会计人员作财务帐会很方便。

 

 

 

作业单据是统计的基础:

 

 

 

企业的经营效果从何得知,老板看的就是管理报表,不论是业务接单状况、客户应收帐款、供货商应付帐款和库存呆滞状况摸底,哪一项不是从作业单据中取得数据整理而来。

 

 

 

 

 

 

结论:

 

 

 

       一个企业运行就像人体一样,组织中不同的部门间相互协调,聪明的大脑需要靠神经来收集数据,传递命令和确定执行效果,企业就是依作业单据来运作的,利用单据确定执行效果就是管理的真义。