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管理艺术与信息技术融合之一:销售及采购过程

经过十多年的发展,中小型企业中,ERP的普及程度已经很高。ERP的核心模块,涉及:财务电算化、进销存管理、生产成本、生产计划、MRP、车间管理、设备管理、APS计划与排程。
 这些管理模块,可标准化的程度是依次降低的,在企业实际应用中,普及程度大致也是依次降低的。
通过软件的单据字段的添加、单据流程设置、报表开发、甚至使用软件开发平台(如真心很牛的金蝶BOS平台)设计新的单据与业务逻辑,在多数情况下,能够满足企业的基本管理需求。

但现实的复杂性和多样化程度还是超出了我们的预想,有多种因素,造成通用软件在不少的场合,还是难以满足企业的个性化管理需求。
   1. 行业特性的要求。如果有合适的行业管理软件,用户自然会选择行业软件,如服装行业、医药连锁店、餐饮业、酒店业、义齿加工、门窗加工、印染行业、养老院管理等等……
  但不少的行业,还是难以选到商品化的通用软件。
   2. 管理上的个性化 
      这种个性化,往往是企业的管理特性的沉淀,有一些是很有管理价值的,如果通用软件实在是无法满足,忍痛割爱,也是一种缺憾。
  3.  企业管理上的变化,通用软件跟不上这种变化的要求,二次开发的时间进度往往跟不上这种变化的速度。
  4.  企业大量的内部报表具有鲜明的特性,有些即使通过数据库报表的开发设计,由于缺乏业务逻辑的支撑,也难以实现。

我们选取了企业实际运营中的部分案例,陆续推出,感受一下信息化管理的多样性。
在这些案例中,很重要的一点,企业的现有通用ERP软件依然在运行,特殊管理需求,在ERP之外实现,同时与ERP的数据是实时联通的,ERP中的所有数据,包括客户、供应商、商品资料甚至业务单据,是与个性化系统一体化使用的。

案例一:收款流程管理的个性化与优化
      常规流程:通常,收款是由财务部门来负责。基本流程如下:
        业务人员催款         款到,财务部门确认    财务部门,制作收款单据或凭证。

 

起来确实简单啊,但是这几个管理步骤之间,却存在缺憾:
      业务人员是催款的第一责任人,最清楚客户是否付款,从哪个账号付出,付到公司哪个账号,该笔款付的是哪笔销售订单。 但是,在软件操作上,收款单据一般都是财务部门来录入,而财务部门并不清楚这些,尤其是收款与销售订单之间如何去对应(软件里的术语叫“核销”)。所以,财务与业务部门,在软件之外要有很多的电话、微信、qq方式的沟通与询问, 在不少企业中,干脆通过设置“销售内勤”岗位,来专门沟通业务部门与财务部门的工作。
问题的本质在于:业务人员与财务人员各自掌握一些信息,但是缺乏信息传递的流程。企业提出了改进业务逻辑的愿望,我们在软件里实现了如下业务流程。

业务人员催款        款到,财务部门确认,在软件里录入“到款通知”单据
   业务人员收到通知单后,确定是应收款(货物已发出的为应收)还是预收款
      确定收款性质后,自动生成“收款单”或“预收款”单据。
     如果是“收款单”,需要立即与发货明细进行关联(核销)。以掌握每笔订单、每笔出货的收款进度。

 这个流程运转下来,业务与财务在收款环节的衔接非常顺畅,很好的满足了实际工作的要求。
  实际效果如下:
到款通知单:

应收款单据及核销:

 

案例二:   付款流程管理
    在通常的管理软件里,付款单据是由财务部门来录入的。而付款的审批过程,是在ERP软件之外执行,可能是纸质单据审批流程,也可能是OA中的审批流程。
     用户期望能实现一体化的付款审批、付款执行的业务流程:

 

 

采购人员发起付款申请,预付款申请自动关联采购合同 ,体现该采购合同的已付款金额、剩余付款金额,申请付款金额不能超出该合同未付款金额。
应付款申请,要自动关联该供应商的未付款(未核销的)采购到货的明细,自动控制付款金额不超出未付款金额。
(这样操作的意义在于:每笔付款的来龙去脉非常清晰,避免人为操作的错误,后续审批时,相关的信息非常充足)

 

执行付款审批流程

 
    财务付款

 实际效果如下(以预付款为例):

 案例三:一步到位的“采购合同”管理
        在本案例中,采购合同审批完毕后,这个合同就是企业的实际合同,打印出来盖章就行。非常便于后续的查阅,纸质合同归档后,一般不需要查阅了。
采购合同(局部):

 

 

案例五:  出口商检的管理
     业务要求:有一些特定商品,需要海关商检,那么在做了发货计划后,要掌握是否已商检,避免遗漏。
       实际效果如下:发货计划可以动态自动更新商检情况:

 

案例六:销售费用管理
     业务要求:销售费用与销售发货的明细要对应,同一笔销售明细可能有几种费用发生,如海运费、中介费、短途运输费等。
  销售费用单据局部:

 

 

管理艺术与信息技术融合之一:销售及采购过程相关信息

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